「市長へのはがき」から ー審議会の公開と議事録の公表についてー

記事No.16

■「市長へのはがき」（その１）
　６月に上尾市HP「市長へのはがき」経由で要望を出しました。

　「会議」や「審議会」を開催する際は「お知らせ」の紙１枚を市役所１階の隅にある情報公開コーナーや支所に貼っただけで周知できるとは思いません。
上尾市のHPで公表すべきです。

　これに対する回答は（担当＝総務課，2019.06.24）

　「会議開催の事前公表につきましては、市HPでの公開に努めるよう各課に周知してまいります」

というものでした。

　市民からの要望で、やっとHPに会議等の事前公表がされるようになったと言えます（努力目標ですが）。
しかしながら、まだ問題があります。
市のHPを見ても、会議の担当課まで行かなければ、会議等開催の詳細がわからない、という点です。
「そんな会議、あったんだ…　傍聴したかったな」という市民の声もあることから、早急に市のHPの目立つ箇所に「審議会等の会議の事前公表」のコーナーを設け、トップページから直接行けるようにする必要があります。
そこで、先月再度「市長へのはがき」経由で上尾市に要望しました。

■「市長へのはがき」（その２）
１．現行の「審議会等の会議の公開に関する指針」は約１８年間改正されていないため、速やかに改正し、「市のＨＰにも掲載する」旨明示していただきたい。

２．上尾市ＨＰのトップページに「審議会等の会議についてのお知らせ」をHPの目立つ箇所に新設していただきたい。

　これについての市からの回答は今のところ来ていませんが、何と言ってくるでしょうか。

■「議事録」の公表時期について　　
　市のHP（施設課）に、「上平地区複合施設に関する第1回市民ワークショップの開催延期について」という「お知らせ」（原文はこちら）が掲載されました。
延期の理由は【第1回上尾市上平地区複合施設検討委員会（7月19日開催）で決定】ということです。

　そこで、7/19に開催されたこの会議の「議事録」の情報開示を求めたところ、担当課から「文書非公開」であるとの文書（2019.08.02付け上施第303号）が郵送されてきました。その文書の備考欄には次のように書かれています。

「審議会等の会議の公開に関する指針」に基づき、会議終了後、概ね１ヶ月以内をめどに会議録を作成し、情報公開コーナーに備え付け、一般の閲覧に供するよう準備を進めている。

　この記述には二つ問題点があります。ひとつは、

　「審議会等の会議の公開に関する指針」（原文はこちら）には、「１ヶ月以内に会議録を作成する」という文言はどこにもありません。すなわち、市民に向けた説明としては、不親切極まりないと言えます。

　もうひとつは、「情報公開コーナーに備え付け、一般の閲覧に供する」という点です。
これでは、「市長へのはがき」への総務課の回答「会議開催の事前公表につきましては、市HPでの公開に努めるよう各課に周知してまいります」
とは明らかに祖語があり、総務課の趣旨が徹底されていないと言えます。

■実は「指針」以外に、「解釈及び運用」があった！
　施設課に問い合わせてみて、初めて明らかになったことですが、「１ヶ月以内に会議録を作成・公表」というのは、実は「審議会等の会議の公開に関する指針の解釈及び運用」という文書があり、市民にはweb等で公開されていないことがわかりました。
その文書を入手したところ、「会議終了後、概ね１ヶ月以内をめどに会議録を作成し、資料とあわせて保管、保存するものとする」と書いてあります。

　もしかしたら、webで公開されていない、こうした「〇〇についての解釈及び運用」といった文書がそれぞれの課にあり、市民の目には触れないようになっているかもしれないとも考えられます。
このことについては、もう少し検証していく必要がありそうです。